DIGITALISIERUNGSFAHRPLAN

Vier Schritte in die Zukunft

Die Aufgabe: ein Unternehmen in der Immobilienwirtschaft fit für die Digitalisierung zu machen. Die Lösung: ein neues Produkt, das unseren Kunden in wenigen Schritten viel Effizienz gibt. Wir skizzieren den Entstehungsprozess Step by Step nach.

„Wie digital sind wir schon? Welche Ziele wollen wir mithilfe der neuen digitalen Optionen erreichen? Haben wir dafür die notwendigen Voraussetzungen? Womit beginnen wir?“ Mit diesen und anderen Fragen zur Digitalisierung im eigenen Unternehmen kam unser Pilotkunde im April 2020 auf uns zu. Das Unternehmen bewirtschaftet mit 17 Mitarbeitenden einen Eigenbestand von mehr als 2.000 Wohnungen.  

Unser Team hat aus offenen Fragen einen Digitalisierungsfahrplan maßgeschneidert, der das Unternehmen unseres Kunden in vier Schritten digitalisiert. Bereits in diesem Jahr wurden die ersten Maßnahmen umgesetzt. Ausgehend von der Bestandsaufnahme haben wir zusammen mit unserem Kunden diejenigen Ziele fixiert, die mit den neuen digitalen Möglichkeiten schneller und besser erreicht werden sollen. Basierend auf einer von uns durchgeführten Potenzialanalyse konnten wir geeignete Digitalisierungsmaßnahmen ableiten und diese in der Roadmap in eine sinnvolle und realistische Umsetzungsreihenfolge bringen.

Ein klarer Prozess: vier Schritte zum Digitalisierungsfahrplan.

Die vier Schritte im Detail 

    1

    Bestandsaufnahme

    Mit einem von uns speziell dafür entwickelten Scoringmodell lassen sich die Digitalisierungsgrade von Geschäftsprozessen exakt ermitteln und miteinander vergleichen.

    Nach Prüfung der 12 Geschäftsprozesse unseres Kunden war schnell offensichtlich, wo die größten Potenziale liegen.

    Basis-Checks zu Datenschutz, Informationssicherheit und Digitalisierungskompetenzen der Mitarbeitenden komplettierten die Bestandsaufnahme.

    2

    Zieldefinition

    In einem ganztägigen Workshop mit der Unternehmensführung wurden die durch die Digitalisierung besser erreichbaren Unternehmens- und Prozessziele zusammengetragen und intensiv diskutiert.

    Für die anschließende Maßnahmenpriorisierung bedienten wir uns bewährter Methoden und erstellten eine Matrix am Flipchart. Manchmal sind die Wege zur Digitalisierung mit analogen Zwischenstopps verbunden.

      

    Das Ergebnis des Workshops ist eine Zielmatrix, mit der das Zielerreichungspotenzial je Digitalisierungsmaßnahme abgebildet werden kann.

    3

    Potenzialanalyse

    Der Abgleich von Nutzen und Aufwand ergab die für das Unternehmen am besten geeigneten Digitalisierungsmaßnahmen. 

    In den Scoringwert fließen drei Faktoren ein: die durch die Maßnahme induzierte Veränderung des Digitalisierungsgrades je Prozess (Digitalisierungschance), das in der Zielmatrix abgebildete Zielerreichungspotenzial sowie Quick-Win-Effekte je Maßnahme.

    Die dazu gehörenden Maßnahmensteckbriefe enthalten sowohl eine Beschreibung der Inhalte und Ziele als auch die Aufschlüsselung des erreichten Scoringwerts.

    4

    Roadmap

    Im nächsten Schritt wurde eine Roadmap erstellt. Diese beschreibt einen Zeitraum von 3 Jahren und umfasst 10 Digitalisierungsmaßnahmen zur digitalen Gestaltung von Geschäftsprozessen sowie zur Verbesserung des Datenschutzes und der Informationssicherheit. 

    Gemeinsam mit dem Unternehmen haben wir eine realistische Reihenfolge und Zeiträume für die Maßnahmenumsetzung erarbeitet. Maßgeblich dafür sind einerseits Nutzen, Aufwand und Synergien der Digitalisierungsmaßnahmen. Im Sinne einer optimierten Belastungssteuerung berücksichtigt die Roadmap jedoch auch die mit der Einführung von Maßnahmen verbundene Eingriffstiefe in das Tagesgeschäft und deren Reichweite auf die einzelnen Teilbereiche des Unternehmens.

Die Roadmap enthält verschiedene Digitalisierungsmaßnahmen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen hier schematisch dargestellt. 

Umsetzung erfolgreich gestartet

Erste Maßnahmen aus dem Digitalisierungsfahrplan werden vom Unternehmen bereits umgesetzt. So erarbeiten wir gemeinsam ein Notfallhandbuch, um die Informationssicherheit im Unternehmen zu erhöhen und eine wichtige Voraussetzung für die weitere Digitalisierungsoffensive zu schaffen.

Jährliches Update

Um den Digitalisierungsprozess zu verstetigen, erfolgt ein jährliches Update des Digitalisierungsfahrplans. Dieser wird entsprechend der zwischenzeitlich umgesetzten Maßnahmen und hinsichtlich neuer Ziele oder veränderter Prioritäten fortgeschrieben und aktualisiert. So können wir der mit der Digitalisierung einhergehenden Innovationsspirale aus neuen technischen Optionen und veränderten Anforderungen von Mieter*innen, Markt und Gesetzgeber flexibel begegnen.


Christian Michaelis

Unternehmensberatung Seniorberater

christian.michaelis@bbt-gmbh.net

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