Aus der Praxis
Wie die BBT als unabhängiger Berater unterstützt
Ein neues ERP-System soll implementiert werden? Eine öffentliche Ausschreibung in der Wohnungswirtschaft steht an? Die unabhängige Beratung der BBT unterstützt Unternehmen der Wohnungswirtschaft vielfältig. Zwei Praxisbeispiele.
Zeitdruck und Personalmangel zwingen viele Wohnungswirtschaftsunternehmen dazu, vermehrt externe Beratungs-, Dienst- und Serviceleistungen in Anspruch zu nehmen. Dies geschieht insbesondere aufgrund komplexer Herausforderungen wie Klimaschutz, Digitalisierung und demografischer Wandel, die zusätzlich zu den traditionellen Aufgaben bewältigt werden müssen. Die Auslagerung von Aufgaben an externe Dienstleister ermöglicht Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, Zeit und Kosten zu sparen und von einem neutralen externen Blick sowie Fachwissen zu profitieren. Hierbei unterstützt die BBT mit einem Team aus Spezialist*innen, wie zwei echte Fallbeispiele zeigen.
Fall 1: Ein neues ERP-System wird implementiert
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems stellt eine große Herausforderung dar und ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Entscheidung für ein bestimmtes System hat weitreichende Auswirkungen, da sich Unternehmen oft langfristig binden. In diesem Praxisbeispiel agiert die BBT GmbH als unabhängiger Berater für das kommunale Wohnungsunternehmen "WGT Wohnungsbaugesellschaft Teltow mbH" (im Folgenden: WGT Teltow) und unterstützt bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems. Beginnend mit der Sammlung der wichtigsten Anforderungen wurde ein Lastenheft erstellt, das prozessuale und fachliche Anforderungen an die IT-Systemlösung sowie nicht funktionale Anforderungen definiert. Dieser Katalog dient als Grundlage für die Auswahl potenzieller ERP-Anbieter und ermöglicht einen effizienten Vergleich während des Auswahlprozesses.
ERP-System
Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendung oder eine Vielzahl miteinander kommunizierender Anwendungssoftware- bzw. IT-Systeme, die zur Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens eingesetzt werden.
Die BBT GmbH begleitet den gesamten Auswahlprozess, von Produktvorstellungen über Gespräche mit Referenzkunden bis zur Auswertung und fachlichen Prüfung der Verträge. Die anschließende Vergabeempfehlung bildet den Abschluss dieses Prozesses. Nach der Auswahl unterstützt die BBT GmbH die WGT Teltow bei der Vorbereitung der Datenmigration und begleitet das Unternehmen durch die gesamte Implementierungsphase.
Fall 2: Ausschreibung der Treppenhausreinigung in Wohn- und Gewerbeeinheiten
Die Märkische Heimat, Verwalter von rund 3.300 Wohn- und Gewerbeeinheiten in und um Ludwigsfelde, setzt bereits zum zweiten Mal auf die Expertise der BBT GmbH bei der öffentlichen Ausschreibung der Treppenhausreinigung. Das Vergabeverfahren, reguliert durch die Vergabeverordnung (VgV), erfordert eine sorgfältige Planung, Durchführung und Auswertung.
In einem klaren Prozess wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber der Leistungsumfang festgelegt, Objekte in Lose aufgeteilt und Leistungsverzeichnisse erarbeitet. Die Märkische Heimat legt besonderen Wert auf Transparenz, um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten und letztendlich günstige Betriebskosten für die Mieterinnen und Mieter zu erzielen.
Nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung startete im Januar die Ausschreibung. Die BBT GmbH gewährleistet dabei die rechtskonforme und fristgerechte Durchführung des Vergabeverfahrens, wobei Transparenz und Fairness im Fokus stehen.
Die Bieter haben dann Zeit, innerhalb einer bestimmten Angebotsfrist ihre Angebote abzugeben.
Zum Submissionstermin werden die eingereichten Angebote geöffnet. Für die weitere Sichtung und Prüfung der Angebote werden folgende Beratungsleistungen übernommen:
Formale Prüfung der Angebote (Prüfung auf formale Mängel)
Eignungsprüfung der Bieter (Prüfung der Eignung und Zulassung)
Prüfung der Richtigkeit der Angebote
Wirtschaftlichkeit des Angebotes (Analyse des Angebotes im Hinblick auf die Zuschlagskriterien und die im Leistungsverzeichnis enthaltenen Leistungen)
Vorbereitung, Moderation und Durchführung der Bietergespräche
Vorbereitung der Vergabeempfehlung.
Die Auswertung der Angebote ist zentraler Bestandteil des Gesamtprojektes, wobei die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes nach den festgelegten Kriterien im Vordergrund steht. Mit der Zuschlagserteilung ist das Vergabeverfahren abgeschlossen.
Die Dauer der Verfahren hängt maßgeblich von der Verfahrensart ab. Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge im Rahmen eines offenen Verfahrens kann der Ablauf (von der Vorbereitung bis hin zum Abschluss des Verfahrens) mehrere Monate dauern. Durch die Zusammenarbeit mit der BBT als externem Dritten sichert sich der Auftraggeber eine professionelle und fachkundige Abwicklung und kann die notwendigen internen Mitarbeiter-Ressourcen im Kerngeschäft einsetzen.[
