Wie integrierte Lösungen die 
Immobilienwirtschaft spürbar entlasten

Die Immobilienwirtschaft steht unter anhaltendem Handlungsdruck – insbesondere aufgrund steigender regulatorischer Anforderungen, zunehmendem Mangel an bezahlbarem Wohnraum, hohen Serviceerwartungen sowie dem allgemeinen Fachkräftemangel. Viele Unternehmen arbeiten dauerhaft an der Grenze ihrer organisatorischen Leistungsfähigkeit.

Vor diesem Hintergrund bietet der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Banche hohen Nutzen. Der Mehrwert liegt jedoch nicht in Einzelanwendungen, wie beispielsweise isolierten Chatbots – der größte Nutzen entsteht dort, wo KI direkt in Arbeitsprozesse eingebunden ist. Gerade im operativen Alltag der Immobilienwirtschaft kann KI wiederkehrende Aufgaben übernehmen, Abläufe beschleunigen und Mitarbeitende spürbar entlasten.

KI als integrierter Hebel im Tagesgeschäft

Das Whitepaper bündelt sowohl Praxiserfahrungen aus der Aareon KI-Expedition sowie dem Co-Creation-Prozess mit ausgewählten Kundinnen und Kunden und zeigt, wie KI im Tagesgeschäft effizient und zukunftsgerichtet eingesetzt werden kann. Gemeinsam mit der Branche wurden typische Einsatzfelder identifiziert. Besonders relevant sind die automatisierte Bearbeitung von Schadensmeldungen, die Unterstützung der Mieterkommunikation durch Chat- und Voicebots, internes Wissensmanagement, automatisierte Rechnungsprüfung sowie die Erstellung standardisierter Mieteranschreiben.

Alle Anwendungsfälle betreffen Kernprozesse mit hohem Volumen. Genau dort entsteht der größte Hebel für Effizienz, Transparenz und Servicequalität. Aus Unternehmenssicht werden vor allem erhöhte Effizienz, schnellere Reaktionszeiten und eine bessere Mieterzufriedenheit als zentrale Vorteile genannt.

Wirkung im Property Management System

Die größte Entlastung entsteht dort, wo alle Abläufe zusammenlaufen. Im Property Management System, das die relevanten Prozesse vernetzt, arbeitet KI effizient im Hintergrund – erfasst Anfragen, steuert Vorgänge und dokumentiert Entscheidungen. Im Durchschnitt können so über 3.000 Arbeitsstunden eingespart werden.

Beispielsweise werden unvollständige Schadensmeldungen automatisch strukturiert, priorisiert und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Wiederkehrende Mieteranfragen erkennt das System kontextbezogen und beantwortet sie schneller. Die Informationen bleiben zentral verfügbar und Bearbeitungsstände nachvollziehbar. KI unterstützt, bereitet vor und entlastet. Sie übernimmt Routinen und schafft Freiräume für Service, Qualität und Verantwortung.

Einführung mit Augenmaß

Ob KI akzeptiert und langfristig genutzt wird, entscheidet sich weniger an der technischen Leistungsfähigkeit als an der Art der Einführung. Datenschutzbedenken, fehlende Schnittstellen oder Skepsis bei den Mitarbeitenden zählen laut Whitepaper zu den häufigsten Herausforderungen.

Bei der Einführung sind zentrale Erfolgsfaktoren: eine klare Priorisierung geeigneter Use Cases, die frühzeitige Einbindung der Fachbereiche im Immobilienunternehmen, die Integration in bestehende Prozesse sowie die systematische Messung der Wirkung. Wichtig ist zudem, die Mitarbeitenden hier mitzunehmen, damit neue Lösungen akzeptiert, genutzt und langfristig ihre volle Wirkung entfalten können.

Zukunft im Alltag gestalten

​KI hat die Experimentierphase jetzt hinter sich gelassen. In der Immobilienwirtschaft geht es heute weniger um das nächste Pilotprojekt, sondern um die Frage, wie KI dauerhaft sinnvoll eingesetzt und weiterentwickelt wird wird. Somit heißt der nächste Schritt nicht mehr Testen, sondern Etablieren.

Das vollständige Whitepaper „Wenn KI wirkt – Spürbare Entlastung im Alltag der Wohnungswirtschaft“ bietet vertiefende Einblicke, Praxisbeispiele und einer konkreten Checkliste für die Einführung von Künstlicher Intelligenz.